Gagner du temps en gestion flotte automobile : automatiser les tâches qui vous font perdre des heures
- il y a 1 jour
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Dans de nombreuses entreprises, la gestion d’un parc automobile n’est pas un métier à part entière. Elle est souvent confiée à un responsable RH, aux services généraux ou à un responsable financier qui doit gérer cette mission en plus de ses autres responsabilités.
Pourtant, être gestionnaire de flotte est avant tout un métier de veille. Veiller sur un parc automobile implique de suivre de nombreuses informations : échéances administratives, fiscalité automobile, dépenses, contrats, amendes ou encore renouvellement des véhicules.
Ces tâches sont nécessaires, mais elles peuvent rapidement devenir très répétitives et chronophages lorsqu’elles sont réalisées manuellement.
Dans cet article, nous allons identifier les principales sources de perte de temps dans la gestion quotidienne d’une flotte automobile et expliquer comment elles peuvent être automatisées. Nous évoquerons naturellement la solution Pilote 6.0 développée par Pilote Gestion, mais il existe également d’autres outils capables de répondre à ces problématiques.
L’objectif est simple : montrer comment automatiser certaines tâches administratives afin que le gestionnaire puisse consacrer davantage de temps aux décisions stratégiques.
Gagner du temps en gestion flotte automobile : pourquoi certaines tâches deviennent chronophages
La gestion d’un parc automobile repose sur une multitude de petites tâches administratives : suivre les contrôles techniques, vérifier les entretiens, gérer les amendes, analyser les dépenses, calculer certaines taxes ou encore préparer les renouvellements de véhicules.
Individuellement, chacune de ces tâches paraît simple. Mais lorsqu’elles sont multipliées par plusieurs dizaines ou centaines de véhicules, elles peuvent rapidement représenter plusieurs heures de travail chaque semaine.
Le problème vient souvent du fait que ces opérations sont réalisées manuellement : rappels envoyés par email, suivi dans des fichiers Excel, calculs fiscaux effectués à la main ou recherche d’informations sur différents sites.
Automatiser ces tâches devient donc un levier essentiel pour gagner du temps en gestion flotte automobile.
Les rappels d’échéances véhicules : une gestion souvent manuelle
Entre les contrôles techniques, les révisions, les contrats ou certaines démarches administratives, un véhicule possède de nombreuses échéances à surveiller.
Dans beaucoup d’entreprises, ces rappels sont gérés manuellement par le gestionnaire : un tableau Excel ou un agenda qui oblige à vérifier régulièrement les dates et à prévenir les conducteurs manuellement.
Cette méthode fonctionne tant que la flotte reste limitée, mais elle devient rapidement difficile à maintenir lorsque le parc grandit.
Pilote 6.0 permet d’automatiser ces rappels grâce à un système d’emails programmés. Le gestionnaire peut préparer un message personnalisable avec des champs dynamiques comme [nom conducteur], qui s’adaptent automatiquement au destinataire.
Il est ensuite possible de définir plusieurs rappels :
un premier email 30 jours avant l’échéance
un second rappel 15 jours avant
un dernier rappel la veille
puis, pour les retardataires, un rappel hebdomadaire jusqu’à régularisation
Ce système permet d’éviter les oublis et de ne plus avoir à surveiller manuellement chaque échéance.
Pour comprendre le fonctionnement complet de cette fonctionnalité, un tutoriel détaillé est disponible ici : https://www.pilotegestion.fr/tutos
La gestion des amendes et la désignation des conducteurs
La gestion des amendes représente également une source importante de perte de temps pour les gestionnaires de flotte.
Lorsqu’une infraction est reçue, il faut identifier le conducteur concerné, se connecter au site de l’ANTAI et effectuer la désignation dans les délais impartis.
Lorsque ces démarches sont réalisées manuellement, elles peuvent vite devenir lourdes à gérer.
Pilote 6.0 simplifie ce processus grâce à une passerelle avec l’ANTAI. Le gestionnaire est ainsi notifié qu'une amende est arrivée et peut ainsi désigner le conducteur directement depuis le logiciel, sans avoir besoin de se connecter au site de l’administration.
Toutes les informations liées à l’amende sont accessibles dans l’outil, ce qui permet de traiter ces démarches en quelques clics.
Comme pour les autres échéances, il est également possible de mettre en place des rappels automatiques afin d’éviter les retards de traitement.
Le suivi des dépenses et du budget flotte
Suivre les dépenses liées à une flotte automobile peut également représenter un travail conséquent : carburant, péages, entretien, réparations ou encore kilométrage.
Dans de nombreuses entreprises, ces données proviennent de plusieurs sources différentes : cartes carburant, fournisseurs de péages, factures d’entretien ou relevés kilométriques.
Pilote 6.0 permet de centraliser ces informations dans un seul environnement.
Le logiciel récupère automatiquement les données des cartes carburant, qu’il s’agisse de Total ou d’autres fournisseurs, ainsi que celles des cartes de péage et d’autres informations liées aux véhicules.
Toutes ces données sont ensuite regroupées dans un écosystème unique, permettant de visualiser facilement les dépenses globales du parc ou les coûts spécifiques à chaque véhicule.
Cette centralisation simplifie considérablement le suivi budgétaire et permet d’identifier plus rapidement les dérives de coûts.
Pilote 6.0 permet également de récupérer automatiquement les informations administratives des véhicules grâce à une connexion avec le SIV (Système d’Immatriculation des Véhicules), la base de données officielle de l’État.
En renseignant simplement la plaque d’immatriculation, le logiciel peut rapatrier automatiquement les données présentes sur la carte grise : énergie, puissance fiscale, émissions de CO₂, date de première mise en circulation, etc.
Cela évite les erreurs de saisie et fait gagner un temps considérable lors de l’intégration de nouveaux véhicules dans la flotte.
La fiscalité automobile et les calculs administratifs
La fiscalité automobile peut également être une source importante de travail administratif pour un gestionnaire de flotte.
Certaines taxes doivent être calculées régulièrement, notamment celles liées aux émissions de CO₂ ou aux polluants atmosphériques.
Pilote 6.0 intègre plusieurs calculs automatiques permettant de simplifier ces démarches.
Le logiciel permet notamment :
le calcul automatique des taxes liées aux émissions de CO₂ et aux polluants atmosphériques
le calcul automatique de l’avantage en nature selon les règles définies dans l’entreprise
le calcul de l’amortissement non déductible
Ces calculs étant directement intégrés dans l’outil, le gestionnaire n’a plus besoin de réaliser ces opérations manuellement.
Comparer les véhicules et simuler leur coût réel
Lorsqu’un véhicule doit être renouvelé, le gestionnaire doit souvent comparer plusieurs modèles et estimer leur coût réel.
Ces simulations peuvent être longues à réaliser lorsqu’il faut récupérer les informations sur différents sites ou effectuer plusieurs calculs.
Pilote 6.0 intègre un calcul automatique du TCO, le coût total de possession du véhicule. Ce calcul s’appuie notamment sur les données issues de JDKLog, un logiciel de tarification utilisé dans le secteur de la location longue durée.
Grâce à cette base de données, plusieurs composantes du coût réel peuvent être estimées de manière fiable.
Le logiciel propose également un outil appelé Marketplace, qui permet de simuler la commande d’un véhicule avec ses différentes options. Cette simulation peut ensuite être envoyée directement au loueur, ce qui permet de préparer une commande détaillée et d’obtenir une estimation fiable du coût final.
Pilote 6.0 : un outil conçu pour faire gagner du temps aux gestionnaires de flotte
Comme on peut le constater, une grande partie des tâches liées à la gestion d’une flotte automobile peut être automatisée.
Rappels d’échéances, gestion des amendes, suivi budgétaire, calculs fiscaux ou simulations de coûts représentent autant de tâches répétitives qui peuvent être simplifiées grâce à des outils adaptés.
Pilote 6.0 a justement été conçu pour centraliser ces informations et automatiser une grande partie de ces opérations.
En regroupant l’ensemble des données véhicules dans un seul environnement et en automatisant les tâches administratives, le logiciel permet aux gestionnaires de flotte de gagner un temps précieux.
Ce temps peut alors être consacré à ce qui constitue réellement le cœur du métier : piloter la stratégie de flotte, optimiser les coûts et accompagner les évolutions réglementaires et technologiques.
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